La importancia del seguimiento de los gastos del proyecto y cómo implementar su control

Por Viesturs Abelis 

Ya sea un trabajador independiente o el administrador de proyectos de un equipo grande, el seguimiento de los costes del proyecto no solo puede mejorar la forma en que maneja el trabajo en sí, sino que también facilita la contabilidad de recursos y costes ofreciendo una mejor comunicación con las partes interesadas a las que informa.

Si trabaja con proyectos y no ha realizado un seguimiento de los gastos, ahora es el mejor momento para empezar. Este artículo te ayudará a hacer precisamente eso. Echemos un vistazo a por qué debería realizar un seguimiento de los gastos de su proyecto, cuáles son los tipos de gastos más comunes, cómo comenzar y qué herramientas usar.

Al no realizar un seguimiento de los gastos del proyecto, usted y el proyecto se exponen a ciertos riesgos. En particular, estos incluyen sobre-costes presupuestarios, recursos mal administrados y, en última instancia, beneficios reducidos. Pero eso no es todo: también obstaculiza su capacidad para estimar con precisión los costes de otros proyectos en el futuro, lo que significa que es probable que su próximo proyecto también sufra los mismos problemas.

Ampliemos los cuatro peligros de NO hacer un seguimiento de los costes del proyecto:

1. Exceder el presupuesto

Sin un seguimiento adecuado de los gastos del proyecto, resulta difícil saber cuánto dinero se ha gastado en el proyecto y cuánto queda. Esto puede dar lugar a sorpresas desagradables en las que un proyecto debe detenerse repentinamente porque se ha quedado sin fondos. O se deben recortar gastos, lo que resulta en un resultado mediocre. También puede encontrarse en la incómoda posición de solicitar fondos adicionales.

Si no realiza un seguimiento de sus costes, es más probable que tome malas decisiones. Por ejemplo, es una buena idea recalcular sus recursos financieros varias veces a lo largo del proyecto, a medida que crece para comprender mejor en el proceso. Pero, a menos que realice un seguimiento del presupuesto del proyecto, tendrá dificultades para hacerlo. Esto a menudo da como resultado un desequilibrio de las finanzas donde un departamento puede tener fondos excesivos, mientras que otro tiene fondos insuficientes. En última instancia, esto significa una pérdida de tiempo y dinero.

3. Menor rentabilidad
En casos de sobrecostes presupuestarios, es posible que se espere que asuma algunos de los costes de su cliente. Esto consumirá cualquier margen de beneficio que establezca al comienzo del proyecto y reducirá sus beneficios. Incluso cuando el cliente cubre completamente los gastos, son malas noticias para usted porque no estarán satisfechos y pueden optar por un proveedor diferente en el futuro. De nuevo, menos beneficios para usted.

Tanto para este proyecto como para el próximo también. A menos que sepa dónde va el dinero, no puede estimar con precisión cómo le está yendo en términos de uso de recursos. Además, al no conocer sus gastos reales para un proyecto, tampoco puede dar una estimación precisa cuando llegue el próximo proyecto y seguirá teniendo problemas con el seguimiento del presupuesto del proyecto.

Por otro lado, puede evitar los cuatro riesgos descritos anteriormente simplemente haciendo un seguimiento de sus gastos. Una vez que sepa adónde van los recursos, puede tener más confianza en su presupuesto, utilizar mejor los recursos, mejorar su rentabilidad y luego hacerlo todo de nuevo y mejor con el próximo proyecto. Esta no es solo una buena noticia para usted, sino también para sus clientes, proveedores y socios. Sabrán que pueden confiar en usted y estarán más satisfechos con su trabajo.

Los tipos más comunes de gastos de proyectos que debe rastrear

El propósito del seguimiento de costes es reflejar los costes reales de un proyecto. Es por eso que, para obtener una imagen precisa, debe realizar un seguimiento de absolutamente todo lo que implica la realización del proyecto. Esto puede incluir:

1. Costes laborales: los sueldos, salarios y beneficios de todas las personas que trabajan en el proyecto.
2. Costes de materiales: desde las materias primas hasta el software, es importante incluir los costes de todos los recursos físicos y digitales que se utilizan.
3. Gastos de viaje: vuelos, hoteles, comidas e incluso tarifas de taxi, aunque solo sea de una visita a una oficina cercana.
4. Legal y marketing: cualquier coste asociado con honorarios legales, licencias, materiales promocionales, costes de publicidad, etc.
5. Costes generales: alquiler, servicios públicos, gastos administrativos, seguros y más. Si trabajas por cuenta propia, esto podría incluso incluir café.
6. Y otros: tarifas de consulta, servicios subcontratados, etc.

Todo cuenta porque el objetivo no es dibujar una imagen perfecta, sino ver el estado real de las cosas, lo que le permite planificar y reaccionar en consecuencia. Después de todo, estas ideas son principalmente para usted, no para el cliente.

Probablemente no incluya explícitamente "tarifas de taxi" al facturar al cliente (a menos que lo haya acordado), pero de todos modos es un gasto, y al ser consciente de ello, se coloca en una mejor posición para planificar cualquier proyectos futuros.

Cómo comenzar a rastrear los gastos del proyecto

Ahora que sabemos el por qué y el qué, es hora de hablar del cómo. Afortunadamente, el seguimiento de los gastos del proyecto puede ser tan simple como anotarlos en una libreta, pero se puede hacer mejor.

Ese es el primer paso: anotar todos los gastos. Lo ideal es que siempre los contrastes con tus presupuestos asignados y trates de actualizarlos en tiempo real.

Puede usar hojas de cálculo simples o software de gestión de costes de proyectos dedicado para catalogar sus diversos gastos. Sí, puede arreglárselas con una sola hoja de cálculo de Excel, y si es un profesional independiente, probablemente no necesite nada más que eso. Dicho esto, el software especializado sin duda facilitará el seguimiento y la supervisión de sus gastos al ofrecer una forma sencilla de ingresarlos, así como varios informes para su análisis. Pero en sí mismo se convertirá en un gasto.



Cualquiera que sea el sistema que elija, es una buena idea tener una persona dedicada responsable del seguimiento. De lo contrario, si todos son responsables de ingresar sus propios gastos, puede ser difícil garantizar que todos lo hagan de manera oportuna y precisa, y la información puede perderse.

Algunas cosas son fáciles de rastrear. Por ejemplo, gastos fijos y predecibles, como una suscripción recurrente para algunas herramientas utilizadas en el proyecto. Los gastos únicos también son sencillos, ya que puede simplemente agregarlos a su hoja y olvidarse de ellos.

Por lo general, lo más difícil de rastrear son los costes laborales. Diferentes salarios, cambios en los miembros del equipo, varios departamentos: las cosas pueden complicarse. Incluso los autónomos independientes pueden tener problemas con esto, ya que necesitan realizar un seguimiento preciso de su tiempo, a pesar de que a menudo trabajan en horarios irregulares. Es por eso que es una buena idea considerar un software de gestión de costes de proyectos u otras herramientas que puedan ayudarlo con el seguimiento de los gastos.

Una herramienta simple para el seguimiento de gastos de proyectos: DeskTime

DeskTime es una aplicación de seguimiento del tiempo y cuenta con varias características que la hacen ideal para realizar un seguimiento de los gastos del proyecto, especialmente el más difícil: los costes laborales. La más relevante es la función Proyectos.

Dentro de DeskTime puede crear un proyecto y no solo agregar las personas que trabajan en él, sino también especificar la tarifa por hora, así como el presupuesto. Una vez que se completa esta configuración básica, DeskTime rastreará automáticamente cuánto tiempo se dedica a este proyecto, tanto individualmente como en todo el equipo, y cuánto cuesta.



Puede ver cómo se comparan sus gastos con el presupuesto, puede asignar tarifas por hora específicas a proyectos o tareas, y puede integrar DeskTime con cualquier herramienta de gestión de proyectos que utilice, como JIRA, Asana, GitLab y otro software de seguimiento de proyectos.

Como resultado, sabrá exactamente cuánto tiempo se dedica a un proyecto y podrá revisar fácilmente el progreso individual y del equipo actual con los informes fáciles de crear de DeskTime. También puede estimar los costes potenciales de un nuevo proyecto. Para hacerlo, simplemente cree un proyecto, luego configure las tarifas por hora específicas del proyecto, tarea o empleado, y agregue un presupuesto asignado para ver cómo se compara el trabajo real con su estimación.

Al final del día, DeskTime le brinda una forma conveniente de realizar un seguimiento de los costes de mano de obra y facilita la administración de los gastos de su proyecto. Junto con otras funciones de seguimiento de tiempo, generación de informes y productividad de DeskTime, es una herramienta invaluable en el arsenal del gerente de proyecto moderno.

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Saber lo que pasa es la mitad del control del recursos

Hacer un seguimiento de los gastos del proyecto es crucial para el éxito de cualquier proyecto. Le permite obtener información sobre su progreso, identificar áreas que necesitan atención y optimizar recursos. Si no se hace un seguimiento de los gastos, se pueden producir excesos en el presupuesto, mala gestión de los recursos y reducción de la rentabilidad.

Por otro lado, monitorear los gastos puede ayudarle a mejorar la elaboración de presupuestos, asignar recursos de manera efectiva y comunicarse mejor con las partes interesadas. Ya sea a través de una simple toma de notas o de un software especializado, el seguimiento de los gastos es imprescindible para una gestión de proyectos eficaz.

Recuerde, el conocimiento es poder, y saber a dónde va su dinero es clave para el éxito.

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